Протокол совещания: образец и руководство по ведению

Протокол совещания является официальным документом, фиксирующим ход и решения, принятые на состоявшемся собрании. Его грамотное и своевременное ведение имеет важное значение для организации, позволяя:

• Задокументировать обсуждавшиеся вопросы;
• Установить ответственность участников за принятые решения;
• Отслеживать выполнение поставленных задач;
• Обеспечить надлежащий уровень согласованности и планирования;

  Образец протокола совещания

  Ниже приведен пример формата протокола совещания: Протокол совещания

• Название организации:
• Дата и время проведения:
• Место проведения:
• Председатель:
• Участники: Повестка дня:
  1. (Тематический пункт)
  2. (Тематический пункт)
  3. (Тематический пункт) Ход совещания:
  4. Приветственное слово и утверждение повестки дня:
• Председатель приветствует участников и открывает совещание.
• Участники утверждают предложенную повестку дня.
  2. Обсуждение повестки дня:
• Подробное обсуждение и рассмотрение каждого пункта повестки дня.
• Запись всех высказываний, предложений и обсуждаемых вопросов.
  3. Принятые решения:
• Фиксация всех решений, принятых в ходе обсуждения, с указанием лиц, ответственных за их выполнение.
• При указании сроков выполнения и приоритетности задач.
  4. Завершение совещания:
• Подведение итогов и обсуждение дальнейших действий.
• Председатель объявляет о завершении совещания и благодарит участников. Приложение:
• Любые дополнительные материалы, представленные на совещании.

  Руководство по ведению протокола совещания

  1. Назначение секретаря: Выберите ответственное лицо для ведения протокола.
  2. Использование шаблона: Используйте готовый шаблон протокола совещания, чтобы обеспечить единообразие и полноту.
  3. Запись хода совещания: Ведите точную и объективную запись хода обсуждения, включая выступления участников, основные моменты и принятые решения.
  4. Фиксация принятых решений: Четко записывайте все решения, включая ответственных лиц и сроки выполнения.
  5. Одобрение и распространение: После совещания одобрите протокол у председателя и распространите его среди участников для ознакомления.